Production Planning and Inventory Control (PPIC) adalah suatu departemtn atau sub departement di sebuah perusahaan, yang secara garis besar bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pengadaan barang/jasa/produk jadi (finished product) dan mengontrol/ mengendalikan persediaan.
PPIC ini biasa kita temukan pada perusahaan Manufaktur yang menghasilkan produk jadi.
PPIC umumnya berada di bawah Logistics Department, atau Materials Management Department, atau Supply Chain Department atau lainnya tergantung dari Struktur Organisasi yang telah ditentukan oleh Managejemen Perusahaan, Contoh: Logistics Department membawahi Sub Department PPIC dan Warehouse. Contoh lain adalah Supply Chain Department dapat membawahi Sub Department PPIC, Warehouse, Demand Planning dan Procurement.
di Perusahaan yang besar yang memiliki ratusan atau ribuan item persediaa, pimpinan department PPIC adalah seorang Manager, teapi untuk perusahaan lebih kecil dipimpin oleh seorang Supervisor atau bahkan Section Head. PPIC Manager atau PPIC Supervisor bekerja sama dalam team yang terdiri dari 2-3 orang, tergantung pada banyak tidaknya jumlah item persediaan dan sistem PPIC yang masih manual atau sudah computerized.
mengenai Struktur Organisasi dan Jumlah Team, sesuaikebutuhan perusahaan dan kebihakan manajemen perusahaan.
Tugas Utama PPIC adalah membuat production plan (Rencana Produksi) dan Inventory Control (Mengendalikan Persediaan). dalam melaksanakan tugasnya ada batasan-batasan yang harus dipenuhi, misalnya Inventory Level tidak boleh melebihi 1 Bulan Stock, memaksimalkan kapasitas produksi untuk efisiensi dalam hal pemakaian listrik dan tenaga kerja, dsb. dan batasan-batasan lain yang pada dasarnya adalah untuk mencapai 4 Objectives Perusahaan berikut ini:
1. High Customer Service Level
2. Low Inventory Level
3. Low Production Cost
4. High Quality
Pengertian dari ke-4 Poin diatas seperti berikut :
1. High Customer Service Level artinya dapat memenuhi semua Order Customer, misalnya dengan target 100%
2. Low Inventory Level mendekati zero level artinya jumlah persediaan / Inventory yang dimiliki harus berada pada leel yang wajar, tidak terlalu tinggi karena berarti uang mati/ tidak bergerak dan tidak terlalu rendah, karena akan menyebabkan permintaan customer tidak terpenuhi atau jika terpenuhi pun dengan biaya overtime produksi yang mahal.
3. Low Production Cost yang terkait dengan PPIC diantaranya adalah tidak terlalu sering ganti produk sehingga menyebabkan biaya pergantian produk/ change over tinggi, tidak ada kekurangan bahan baku pada saat produksi sedanga berlangsung, sehingga menyebabkan produksi terhambat, dsb.
4. High Quality yang terkait dengan PPIC adalah meskipun harus memenuhi tujuan 1 sampai 3, kualitas produk tetap yang utama, dalam hal ini yang terkait PPIC adalah menerbitkan PR(Purchase Request) kepada Purchasing dan menerbitkan MO(Manufacturing Order) kepada Production, harus sesuai dengan Leadtime yang telah disetujui semua pihak. karena leadtime yang kurang dari ketentuan akan memicu kualitas yang rendah dan biaya produksi tinggi, kecuali dengan koordinasi yang ketat dan sudah disepakati oleh bagian yang terkait, misalnya Purchasing bahwa PR yang kurang dari leadtime tersebut dapat dipenuhi karena bahan baku ready stock di supplier dan bagian produksi, karena urgent maka line produksi di switch untuk mendahulukan MO tersebut. demikian juga bagian QC(Quality Control) akan mengutamakan pemeriksaan MO tersebut. dan terakhir bagian Warehouse atau Expedisi, jika produk sudah Release QC maka harus segera mengirimkannya ke Customer.
Terdapat 4 Sistem Perencanaan di Perusahaan Manufaktur yaitu :
1. Planing
2. Execution
3. Monitoring
4. Evaluation
Semua Departmen berkoordinasi untuk mencapai tujuan dari Top Management yang telah ditetapkan pada Strategic Business Plan.
PPIC sangat berperan di Tahap Planning, sedangkan Produksi dan Procurement, dan Department lain berperan di tahap Execution. Monitoring uga dilakukan PPIC, sedangkan Evaluation dilakukan oleh Semua Department.
Strategic Business Plan ditentukan oleh Top Management, dan Strategic Business Plan yang terkait dengan sistem planning di pabrik adalah Sales Plan. Sales Plan adalah rencana penjualan perusahaan secara total dan per divisi marketing. Sales Plan di break-down oleh department sales dan marketing dan juga Finance, menjadi angka perkiraan penjualan (Sales ForeCast) per divisi dan per produk dalam satuan unit dan value.
Sales Forecast diberikan kepada PPIC tidak hanya untuk 1 tahun tetapi lebih, misalnya sampai 5 tahun. PPIC memprosesnya menjadi Production Plan (PP) 1 sampai 5 tahun, Master Production Schedul (MPS) dan Capacity Requirement Plan (CRP), setelah disetujui oleh PPIC Manager, Production Manager dan Factory Manager kemudian PPIC membuat Material Requirement Plan (MRP) dan Purchase Plan Material.
Purchase Plan Materials diserahkan kepada Procurement Manager untuk diproses lebih lanjut diantaranya terkait dengan kontrak pembelian dengan supplier.
Sedangkan PP dan MPS digunakan sebagai dasar membuat Budget di setiap Department, condoh: department produksi, QC, dll. PP dan MPS juga digunakan sebagai dasar pembelian Investasi, Contoh: mesin Produksi, peralatan di dept QC dan dept.R&D, atau fasilitas lainnya, itulah sebab nya mengapa dibutuhkan Sales Forecash yang time horizon nya cukup panjang.
Produksi juga menggunakan CRP untuk menghitung budget overtime atau tenaga kerja kontrak yang dibutuhkan, dalam hal ini produksi juga berkoordinasi dengan dept HRD.
PP dan MPS per tahun tersebut kemudian setiap bulan diupdate lagi dengan mempertimbangkan actual sales yang terjadi. Setiap bulan PPIC membuat PP, MPS, CRP dan MRP, setelah disetujui oleh PPIC Manager, Production Manager dan Factory Manager, kemudian PPIC (Planner) menerbitkan 2 output berikut ini:
- Purchase Request (PR) : permintaan pembelian material, yang akan diserahkan kepada dept. Procurement
- Manufacturing Order (MO) : permintaan untuk memproduksi suatu batch dengan jumlah tertentu, yang akan diserahkan kepada dept. Produksi
Sampai disini tahap Planing sudah Selesai.
dilanjutkan dengan Tahap Execution, yaitu meng-eksekusi PR dengan proses pembelian dilakukan oleh dept Procurement dan meng-eksekusi MO dengan proses produksi dilakukan oleh dept Produksi
PR dan MO yang diterbitkan oleh PPIC harus dimonitor progress-nya sudah sampai tahap mana. bisa dicek di sistem komputer atau by email kepada masing-masing department terkait atau pada weekly/ montly meeting dengan Procurement atau Produksi.
Kemudian tahap Evaluation yang dilakukan setiap hari/ minggu dan bulan, sebagai cntoh adalah Laporan hasil output produksi dari departement produks, Laporan hasil penerimaan material dari bagian Warehouse, dsb.
Pada tahap Evaluasi dapat diketahui dengan segera jika terhadap deviasi sehingga bisa segera dibuat action plan, misal output produksi hari ini atau minggu ini tidak sesuai dengan target, setelah dicek ternyata ada mesin yang downtime, sehingga produksi segera berkoordinasi dengan dept Tehcnical Service, dan jika ternyata downtime berkepanjangan bisa diambil langkah lainnya, misalnya menggunakan mesin alternatif atau termasuk dicek kemvali sistem preventive maintenance mesin tersebut apakah sudah memadai atau belum, dsb.
PPIC juga menyampaikan progress Sales Forecast dari Marketing dan Sales Order dari Distributor, kepada Marketng , Contohnya Laporan Sales Forecast VS Actual Sales Order dan Sales Order vs Actual Delivery. biasanya Marketing hanya berkounikasi dengan PPIC dan PPIC yang mengkoordinasikan Sales Forecast tersebut dengan Department lain di Pabrik
Sumber : http://belajarmanajemenoperasi.com/2016/03/04/pengertian-ppic-production-planning-and-inventory-control/
